home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d10 / hms4.pka / HMS4.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-01-20  |  9KB  |  332 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5. This is the documentation for the
  6. Home Management Software Package 4.0
  7. JCCS  1989
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12. This program is targeted toward the home user who would like
  13. a convenient way to log and review checks.
  14.  
  15. Also for an easy to use home inventory manager.
  16.  
  17. It will balance your account as checks are entered.
  18. It will list checks to the print device at "LPT1:" or "LPT2:"
  19. It will list the checks according to search criteria.
  20. It will allow you to review transactions on the screen.
  21. It will store your inventory items in an orderly manner
  22. that is easy to use, print, and review.
  23.  
  24. The program is menu driven and fairly self-explanatory.
  25. All the user options are listed in the programs menu's.
  26.  
  27.  
  28. When you first start the program you will see the
  29. Main Menu.
  30.  
  31. Choosing option one will start the CheckBook Manager.
  32. Choosing option two will start the Home Inventory Manager.
  33. Choosing option three will make backup copies of both
  34. programs data files.
  35.  
  36. When you choose option one and start the CheckBook Manager
  37. the program will look to the default drive for five
  38. data files. If they are not present they will be created.
  39. The files are as follows:
  40.  
  41. HMS31.CHK
  42. HMS32.CHK
  43. HMS33.CHK
  44. HMS34.CHK
  45. HMS35.CHK
  46.  
  47. * NOTE: these are the data files that contain the information
  48. that the program will use for balance and review.
  49.  
  50. *** IMPORTANT ***
  51.  
  52. THESE FILES SHOULD BE BACKED UP OFTEN.
  53.  
  54. USE THE OPTION.... Make Archival Backups (from main menu)
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.                   *** PLEASE NOTE ***
  60.  
  61.  
  62. THIS PROGRAM WAS NOT MEANT TO REPLACE YOUR CHECK BALANCING
  63. PAPER WORK. IT WAS MEANT ONLY TO ENHANCE IT.
  64. PLEASE CONTINUE TO RECORD ALL TRANSACTIONS AS BEFORE BUT
  65. USE THE PROGRAM TO DO YOUR MATH AND TO GIVE YOU A CONVENIENT
  66. WAY TO BROWSE YOUR RECORDS ON SCREEN OR FROM YOUR PRINTER.
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72. OPENING MENU
  73.  
  74. OPTION # 1
  75.  
  76. 1. LOG A DEPOSIT  (add to balance)
  77.  
  78. This option is to allow you to add funds to your account
  79. at least as far as the computer is concerned.
  80.  
  81. You can also use this option to replace money that may
  82. have been accidently withdrawn.
  83. (this could happen if you entered a check more than once)
  84.  
  85. The BALANCE display will change when you have recorded a deposit
  86.  
  87. When you enter the deposit page you will be prompted to
  88. enter the amount of deposit or hit <CR> to exit.
  89. <CR> represents the ENTER key or the RETURN key.
  90.  
  91. After entering an amount the new balance will be displayed
  92. along with the amount entered. If you agree then hit "Y" to
  93. record. If you want to change the amount hit "N" and the page
  94. will start over and the balance will be unchanged.
  95.  
  96.  
  97. OPTION # 2
  98.  
  99. 2. LOG A CHARGE (deducts from balance)
  100.  
  101.  
  102. This option works identical to the above option with
  103. the exception that it will subtract an amount from the balance.
  104.  
  105. Please note that the deposit and charge transactions only
  106. update the running balance and are not dated or recorded
  107. for later review.
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113. OPTION # 3
  114.  
  115. 3. ENTER A MINIMUM BALANCE (set min alert)
  116.  
  117. This option allows you to enter an amount that you do not
  118. wish your account to fall below. It will not stop your
  119. transaction(s) but it will alert you to the fact that
  120. you have gone below the set point.
  121.  
  122.  
  123. OPTION # 4
  124.  
  125. 4. ENTER SERVICE CHARGES (fee per check)
  126.  
  127. This option allows you to enter an amount that will
  128. automatically be deducted from your balance with each
  129. transaction you make. (saving you the time and hassle)
  130.  
  131. AN EXAMPLE OF THIS FOLLOWS
  132.  
  133. If your bank charges you $0.10 per check written and you have
  134. a balance of $150.00 in your account.
  135.  
  136. You write a check for $10.00
  137. The computer will deduct $10.10 from your balance.
  138. The computer will log $10.00 in the files for review.
  139.  
  140. NOTE THAT THE SRV.CHG. WILL BE LISTED ON THE SCREEN AS A REMINDER
  141.  
  142.  
  143. OPTION # 5
  144.  
  145. 5. ENTER TRANSACTIONS (log checks)
  146.  
  147. This is the section of the program that collects information
  148. from you to be stored in files.
  149.  
  150. The next check number to be used will automatically be
  151. displayed, you may change it as you wish. Using zero for
  152. the check number will exit option # 5. Using a number of a
  153. check that has been used will enter the edit existing checks
  154. menu. All expected inputs and options are listed on screen.
  155. Each line will have a short description of what is expected
  156.  
  157. As you enter information it is stored in memory when you
  158. finish entering the required information it is recorded
  159. to disk.
  160.  
  161. The program will reject check numbers lower then 65
  162.  
  163. Note that the balance is updated upon entering the
  164. amount information.
  165.  
  166. If you make an error while entering information you
  167. can just re-enter it using the same check #. Then enter
  168. the edit mode and make your adjustments. The balance will
  169. automatically be adjusted according to the new information.
  170. If you have need to purge or clear a file this can be done
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176. by entering all spaces or zero's for the information required,
  177. except of course for the check #. This file will then be skipped
  178. during listings but will be viewable on screen using option
  179. number 6.
  180.  
  181.  
  182. OPTION # 6
  183.  
  184. 6. REVIEW TRANSACTIONS (look up checks)
  185.  
  186. This option allows you to browse through your check files on
  187. the screen.
  188.  
  189. You can enter a check #, or hit "N" or "P" or "+" or "-" for next
  190. or previous respectfully. Hitting <CR> will bring back the menu.
  191.  
  192. Be aware however that while the program can search
  193. bi-directionally it is a slower process to search backwards.
  194.  
  195. I recommend entering a check # that is within 500 or so of
  196. the checks you wish to search through. This will save
  197. you a considerable amount of time and your disk drive
  198. will thank you also. Searching by check # is almost instant.
  199.  
  200.  
  201. OPTION # 7
  202.  
  203. 7. LIST TRANSACTIONS (list checks to printer)
  204.  
  205. This option is menu driven and self explanatory.
  206.  
  207. You will be prompted to select a printer port that you wish to
  208. list to, if you select a non-exisiting port the program will
  209. report a device error and execution will be terminated.
  210.  
  211. A running total of listed checks is printed on the reports.
  212.  
  213. ==============================================================
  214.  
  215. The Home Inventory Manager works just like the CheckBook Manager
  216. except of course that it tracks item numbers and not balances.
  217.  
  218. The menu option numbers are different but the program
  219. is self-explanatory.
  220.  
  221. When the program starts it looks to the default drive
  222. for three data files. If the are not present they will
  223. be created. The files are as follows:
  224.  
  225. HMS31.INV
  226. HMS32.INV
  227. HMS33.INV
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233. The program will show you the highest ITEM # that has
  234. been used, it will also display the last ITEM # worked
  235. with as to allow you to pick up were you leave off.
  236.  
  237. ================  PASSWORD PROTECTION  ================
  238.  
  239. Password protection is available by pressing the letter <P>
  240. from the main menu. If no password is present the program
  241. will prompt you to enter a NEW PASSWORD.
  242.  
  243. If a password exists you will have to enter the existing
  244. password before the program will allow you to enter a
  245. new password.
  246.  
  247. Once the program is protected it will look for the
  248. file HMS3.CFG if it is not found then the program
  249. will assume tampering has occurred and will terminate
  250. on a SECURITY TERMINATION.
  251. If the file is intact the program will display a page
  252. announcing the password protection and will prompt for
  253. you to enter YOUR PASSWORD. If after three tries, the
  254. proper password has not been entered the program will
  255. terminate on a SECURITY TERMINATION.
  256.  
  257. If for some reason you have lost your password and you
  258. already have data then you can contact the Author of
  259. the software for assistance. The program can be entered
  260. via a special sequence of events known only to the
  261. software Author.
  262.  
  263. If you have no pertinent data, or data that you don't
  264. mind losing you can simply erase all of the INV,CHK,
  265. and CFG files that already exist.
  266.  
  267. The Author of this software can by contacted
  268. by any of the following means.
  269.  
  270.  
  271. On CompuServe send  E-MAIL to .... :  John Chester
  272.  
  273.                                       757,6653
  274.  
  275.  
  276. On Genie send  E-MAIL to ......... :  Snowy
  277.  
  278.  
  279. Via U.S. Mail send to ............ :  JCCS
  280.  
  281.                                       P.O. BOX 587343
  282.  
  283.                                       ALSIP, IL 60658
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288. QUICK NOTES
  289.  
  290.  
  291. ALWAYS BE CONSISTENT IN YOUR WORDING AS SEARCHING REQUIRES
  292. MATCHING EXACT STRINGS OF DATA
  293.  
  294. REMEMBER THE LOWEST CHECK NUMBER ACCEPTED IS 101
  295.  
  296. REMEMBER THAT INVENTORY MANAGER WILL ACCEPT NUMBERS AS LOW AS 1
  297.  
  298. ^X ... SWITCHES FROM COLOR TO BLACK & WHITE (from a base menu)
  299.  
  300. WHEN REVIEWING TRANSACTIONS ENTER A CHECK NUMBER THAT IS CLOSE
  301. TO THE CHECKS YOU WANT TO SEARCH THRU.
  302.  
  303. WHEN REVIEWING INVENTORY ITEMS ENTER AN ITEM NUMBER THAT IS
  304. CLOSE TO THE ITEMS YOU WANT TO SEARCH THRU.
  305.  
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310. ENTERING <CR> WILL ABORT OR PURGE MOST COMMANDS
  311.  
  312. HITTING THE ESCAPE KEY "Esc" FROM THE MENU OF OPTIONS WILL
  313. CLOSE ALL OPEN FILES AND RETURN YOU TO THE MAIN MENU.
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318. THE PROGRAM CAN BE "BROKEN OUT OF" BUT IT IS NOT RECOMMENDED
  319. AS IT MAY LEAVE SOME FILE(S) OPEN.
  320.  
  321. ALWAYS READ THE SCREEN, THERE IS PERTINENT INFORMATION
  322. THERE
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329. HOPE THIS HELPS SOME,
  330.  
  331.  
  332.                           JOHN CHESTER